Politique de confidentialité

Voici la Politique de protection des renseignements personnels de Cossette Dolan Avocats S.E.N.C.R.L. adoptée en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé adoptée par le Gouvernement du Québec.

1. Cette Politique s’applique à toutes les affaires de Cossette Dolan avocats S.E.N.C.R.L. (ci-après appelé « Bureau »). Elle vise les informations personnelles que nous recueillons que ce soit en personne, par notre site Internet ou par l’échange de documents ou d’informations via l’Internet, le courriel ou sur tout autre support que ce soit. 

2. Pour vous rendre les services qui vous sont nécessaires ou utiles ou pour les rendre à votre organisation à but non lucratif, votre entreprise, votre coopérative ou votre société (ci-après appelé « votre Organisation ») que ce soit pour la réalisation de mandats, des conseils juridiques ou stratégiques, la rédaction de contrats ou la représentation, nous devrons obtenir de vous certains renseignements personnels qui peuvent vous concerner ou concerner votre Organisation, ses administrateurs, dirigeants et son personnel salarié. Parfois ces renseignements concerneront vos partenaires ou adversaires selon le cas. 

3. Nous voulons limiter notre cueillette de renseignements personnels à ce qui est adéquat, pertinent et non excessif, compte tenu de la nature de notre mandat, de vos demandes et de notre rôle d’avocat.

4. Ces renseignements sont utilisés à des fins limitées et sont souvent soumis aux règles de la confidentialité et du secret professionnel puisque nos services d’avocats sont couverts par les règles du secret professionnel prévues au Code des professions, à la Loi sur le Barreau et aux règlements qui en découlent et celles relatives au litige ou à un processus de règlement des différends. 

5. Nous devons aussi obtenir certains renseignements personnels pour respecter nos obligations envers le Barreau du Québec et pour respecter les règles qui nous sont imposées par le Barreau du Québec ou les tribunaux, le cas échéant.

6. Cependant certains de ces renseignements pourraient devenir publics lorsque nous les utilisons dans le cadre de procédures judiciaires qui sont généralement publiques ou pour faire en votre nom ou au nom de votre Organisation d’autres démarches publiques. 

6.1. Nous vous aviserons dans ces situations en temps opportun.

6.2. Dans ces cas, les règles relatives à la protection des renseignements personnels doivent être interprétées limitativement pour tenir compte de ce qui a été rendu public avec votre consentement, lequel peut nous avoir été donné de façon implicite, en approuvant une procédure par exemple.

7. Vous pouvez en tout temps nous poser des questions sur les renseignements que nous vous demandons ou ceux que nous détenons et nous demander d’y avoir accès.

7.1.  Vous pouvez nous demander de les corriger lorsque cela est nécessaire.

7.2. Nous ne corrigerons pas les informations qui ne sont pas erronées, mais qui pourraient ne pas vous satisfaire.

7.3. Si vous demandez un accès à vos données personnelles, il se pourrait que nous soyons dans l’obligation de vous le refuser dans certains cas exceptionnels, lorsque la loi, la règlementation ou la jurisprudence le prévoit.

7.4. Nous procéderons aux modifications dans un délai de 15 jours ou nous vous aviserons de notre position dans ce délai.

8. Lorsque vous nous transmettez les informations que nous demandons, vous consentez implicitement à ce que nous puissions les recueillir et les conserver conformément à cette Politique. Notre Convention d’honoraires contient également un consentement à ce que nous puissions recueillir toutes les informations que nous jugeons nécessaires pour la réalisation de notre mandat ou pour vous rendre les services que vous nous demandez.

9. Nous pouvons aussi recueillir certains renseignements personnels pour communiquer avec vous par Infolettre ou d’autres communications commerciales. À moins d’une autorisation spécifique de votre part, nous ne transmettons pas vos informations personnelles à des tiers pour des fins commerciales ou qui ne découlent pas du mandat que vous nous avez donné ou des services que vous nous avez demandés.

10. Vous pouvez nous indiquer que vous ou votre Organisation, certaines personnes parmi ses dirigeants, ses administrateurs ou son personnel ne veulent pas nous transmettre certains renseignements personnels, mais cela pourrait avoir pour effet de nous empêcher de réaliser notre mandat, de vous conseiller, de vous représenter ou de vous accompagner comme il serait souhaitable de le faire.

10.1. Nous vous aviserons de ce problème et verrons avec vous qu’elles peuvent être les solutions ou les alternatives.

10.2. Nous ne vous garantissons pas que nous pourrons mener notre mandat à terme ou vous rendre les services que vous nous avez demandés dans ces situations.

11. Vous pouvez aussi nous demander de supprimer de nos dossiers les informations personnelles que nous avions recueillies. Nous le ferons, mais dans certains cas, pour respecter les règles de la loi, notamment celles mises en place par le Barreau, nous ne pourrons pas le faire. Nous pourrions aussi avoir à mettre fin à notre mandat ou cesser de vous rendre les services que vous nous aviez demandés, en pareille situation.

12. Tout le personnel de notre Bureau est conscient et avisé de la nécessité de préserver les renseignements personnels et la confidentialité de nos dossiers. Les personnes qui travaillent pour notre Bureau ou en son nom doivent :

12.1. Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels,

12.2. Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’ils travaillent dans des locaux autres que ceux de notre Bureau,

12.3. Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’il se déplace d’un endroit à l’autre.

13. Les renseignements personnels contenus dans vos dossiers sont sauvegardés auprès de notre fournisseur de services de logiciel et d’infonuagique. Ce fournisseur est accrédité auprès d’Infrastructure juridique privée du Québec (www.IJPQ.ca), une organisation qui garantit aux professionnels du droit, que les fournisseurs de logiciels et de services accrédités assurent la sécurité des données qui leur sont confiées et agit en conformité avec le Guide des technologies de l’information du Barreau du Québec. Vos données sont conservées au Canada.

14. En vertu des règles du Barreau du Québec, nous devons conserver nos dossiers, ce qui inclut les renseignements personnels recueillis pour la réalisation de notre mandat, pendant une période d’au moins sept (7) ans après la fermeture de notre dossier. Cela s’applique autant aux informations contenues dans nos dossiers électroniques que celles contenues dans nos dossiers « papier ». Nos dossiers « papier » sont archivés dans les entrepôts d’un fournisseur qui nous garantit que les dossiers sont entreposés au Québec dans un entrepôt sécurisé.

15. Informations de nature informatique

15.1. Dès que vous accédez à notre site Internet, automatiquement et sans que vous ayez à intervenir, un échange d’information s’effectue entre votre ordinateur et le serveur d’hébergement. Cette information ne vous identifie pas personnellement.

15.2. Cela peut aussi se produire lors de la transmission de documents par courriel ou par des sites de transfert automatisés.

15.3. Les renseignements transmis automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de vous identifier personnellement et ne sont recueillis qu’en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet et sont utilisés à des fins statistiques.

16. Notre Bureau se réserve le droit de modifier ou de corriger cette Politique en tout temps et sans préavis. 

17. Notre Politique ou une Politique modifiée sera affichée sur notre site Internet. Nous y référons également lorsque nous vous envoyons un projet de mandat lors de l’ouverture d’un dossier. Vous pouvez nous demander de voir la Politique ou de vous l’envoyer pour pouvoir la consulter.

18. La personne responsable de notre Politique de protection des renseignements personnels est :

Me Andrée Dolan

andree.dolan@mcossettelegal.com 

410-417 rue St-Pierre, Montréal (Québec) H2Y 2M4

514-842-1771 

19. Cette Politique a été mise en vigueur le 1er septembre 2023.